AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento del deber de informarle a los titulares de información de tipo personal sobre las finalidades y las políticas de tratamiento de la información, según la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la SOCIEDAD DE COMERCIALIZACIÓN INTERNACIONAL ANTIOQUEÑA DE EXPORTACIONES S.A.S en adelante C.I. ANEXPO S.A.S. identificada bajo el NIT 900.332.718-9, con domicilio en la Calle 100 No. 8 A – 49 en la ciudad de Bogotá, Colombia, por medio de este documento informa a su grupo de interés y en general a todos los titulares de información personal, que sus datos personales serán incorporados en las bases de datos de propiedad C.I. ANEXPO S.A.S.

C.I. ANEXPO S.A.S. garantiza que el trámite del ejercicio de Habeas Data promovido por los titulares de información se efectuará conforme a lo estipulado en la Política de tratamiento de información personal de C.I. ANEXPO S.A.S. el cual podrá ser consultado por parte de los titulares de información a través de los canales habilitados, identificados como página web de la entidad, a la que se accede a través de la dirección electrónica www.anexpo.com.co, podrá dirigirse vía correo electrónico a clientes@anexpo.com.co  o dirigirse a la oficina del domicilio principal de la sociedad en la Calle 100 No. 8 A – 49 en la ciudad de Bogotá, Cundinamarca, Colombia.

A continuación se describen las finalidades del tratamiento que cubrirán al grupo de interés de C.I. ANEXPO S.A.S., entendidos como proveedores, clientes, trabajadores, terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos, las cuales aplicarán para cada grupo de interés independiente de las que se identifiquen detalladamente para cada uno.

  1. Manejo de la información de tipo personal para efectuar el correcto cumplimiento de su objeto social entendido como la comercialización y venta de productos colombianos en el exterior entendidos como oro, plata, platino, y sus derivados.
  2. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información del C.I. ANEXPO S.A.S.
  3. Responder a las peticiones que se realicen a través de cualquiera de los canales autorizados que el C.I. ANEXPO S.A.S. ponga a disposición.
  4. Desarrollar una correcta gestión de la relación precontractual y contractual que lo une con el C.I. ANEXPO S.A.S.
  5. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo del C.I. ANEXPO S.A.S.
  6. Responder a requerimientos de entidades judiciales o administrativas en cumplimiento de sus funciones.
  7. Verificación de antecedentes en las diferentes bases de datos de centrales de riesgo y antecedentes judiciales.
  8. Utilizarlos en caso de ser requeridos como mecanismo de defensa y verificación ante el programa de Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT.
  9. Establecer controles de acceso lógicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones y aplicativos de C.I. ANEXPO S.A.S.
  10. Ceder los datos a terceros, entidades de naturaleza pública o privada, involucrados con C.I. ANEXPO S.A.S., ya sea por alianzas o acuerdos comerciales, para que estos puedan realizar el tratamiento determinado como presentación de ofertas de productos o servicios que puedan ser de su interés.

Como finalidades específicas para los diferentes titulares de información de carácter personal que se encuentran dentro del grupo de interés como proveedores mineros, trabajadores, contratistas, clientes y terceros.

  1. FINALIDADES PARA PROVEEDORES DE MINERALES 

  • Administrar la vinculación como proveedor dentro de los sistemas internos de información CI ANEXPO S.A.S.
  • Administrar los datos personales para realizar las verificaciones pertinentes en las bases de datos de riesgos.
  • Enviar boletines y actualizaciones sobre la normatividad vigente que deben cumplir dentro de la industria minera.
  • Realizar los reportes pertinentes ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
  • Presentar información ante las autoridades competentes para acreditar la procedencia lícita de los minerales.
  • Realizar los reportes pertinentes en la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF
  • Solicitar, actualizar y reportar información.
  • Consolidar la relación comercial.
  1. FINALIDADES PARA TRABAJADORES

  • Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual que lo une con C.I. ANEXPO S.A.S. Desarrollar y gestionar los procesos de contratación laboral que lleve a cabo C.I. ANEXPO S.A.S.
  • Enviar comunicaciones al interior de la entidad relacionadas o no con su vinculación laboral en C.I. ANEXPO S.A.S.
  • Promover su participación en programas desarrollados por el C.I.. ANEXPO S.A.S. que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
  • Administrar los datos personales para cumplir con las obligaciones como empleador cuando se trate de asuntos como prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos y aportes a otras entidades donde el TRABAJADOR de forma previa autorice a C.I. ANEXPO S.A.S. Gestionar sus datos personales y los de su núcleo familiar para tramitar su afiliación a entidades prestadoras de salud (EPS), cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral, y demás exigidas a C.I. ANEXPO S.A.S.. en su calidad de EMPLEADOR.
  • Disponer de los datos personales del TRABAJADOR para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo.
  • Administrar sus datos personales para incorporarlos de forma correcta en los archivos laborales.
  • Generar documentos como certificaciones, constancias, etc., que sea solicitada por el TRABAJADOR de C.I. ANEXPO S.A.S.
  • Administrar los datos personales para realizar, cuando sean requeridas, pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral con el C.I. ANEXPO S.A.S.
  • Disponer de los datos personales para mantener actualizada la información del TRABAJADOR en cumplimiento de la certificación BASC (Business Alliance for Secure Commerce) de C.I. ANEXPO S.A.S. Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo, incluido los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
  • Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el TRABAJADOR haya previamente autorizado.
  1. FINALIDADES PARA PROVEEDORES, CLIENTES Y TERCEROS. 

  • Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual que lo une con C.I. ANEXPO S.A.S. Administrar la información de proveedores y terceros para asegurar la correcta integración de los datos y los expedientes de los proveedores y terceros en los archivos y bases de datos de C.I. ANEXPO S.A.S. Administrar los datos de carácter personal de contratistas y/o proveedores para desarrollar el proceso requerido para la final adjudicación de contratos para contratistas y/o proveedores.
  • Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a contratistas y/o proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos a realizar por parte de C.I. ANEXPO S.A.S.
  • Evaluar los servicios ofrecidos o prestados a C.I. ANEXPO S.A.S.

Adicionalmente, C.I. ANEXPO S.A.S. informa que:

  1. Los titulares de la información a través de su consentimiento, aceptan libre, expresa, informada e inequívoca que sus datos personales sean tratados por parte de C.I.  ANEXPO S.A.S. para realizar las siguientes finalidades anteriormente descritas, sin perjuicio de que en cualquier momento pueda ejercer de forma efectiva su derecho de Habeas Data para que se garanticen sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante C.I. ANEXPO S.A.S.
  2. Los datos se han venido incorporando en sus diferentes bases, según la información de carácter personal que se ha obtenido a razón de las relaciones de tipo precontractual o contractual concebidas en desarrollo del giro ordinario de su actividad económica. Igualmente, advierte que ha adoptado medidas legales, técnicas y organizacionales, necesarias para garantizar la seguridad de la información y de esta manera evitar que sobre los datos que C.I. ANEXPO S.A.S. se efectúa tratamiento, se configure pérdida, usurpación, filtración, acceso inescrupuloso o alteración de los datos.
  3. Podrá utilizar sin previa autorización del titular información de carácter personal, tratamiento que realizará siempre bajo el entendimiento de que los datos públicos son aquellos que se encuentran contenidos en documentos públicos.
  4. Realizará el tratamiento de datos sensibles siempre con la previa, debida, explicita y expresa autorización del titular, con el fin de garantizar en todo momento la intimidad y privacidad del titular de los datos personales, sin perjuicio de realizar el tratamiento sin autorización explícita de su titular cuando se configuren los presupuestos de excepción del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.